file dalam sistem informasi akuntansi

Pembahasan Soal No.7
KLasifikasi File
1. Master File (Berkas Induk)
2. Transaction File (Berkas Transaksi)
3. Report File (Berkas Laporan)
4. Work File (Berkas Kerja)
5. Program File (Berkas Program)
6. Text File (Berkas Teks)
7. Dump File (Berkas Tampung)
8. Library File (Berkas Pustaka)
9. History File (Berkas Sejarah)

1. MASTER FILE;
Adalah file yang berisi data yang relatif tetap.
Ada 2 jenis Master File :
1. Reference Master File;
File yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah.
2. Dynamic Master File;
File yang berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi.

2. TRANSACTION FILE
Adalah file yang berisi record-recod yang akan memperbaharui / meng-update record-record yang ada pada master file.
Meng-update dapat berupa : Penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.

3. REPORT FILE
Adalah file yang berisi data yang dibuat untuk laporan / keperluan user.
File tersebut dapat dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar.

4. WORK FILE
Merupakan file sementara dalam sistem.
Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.

5. PROGRAM FILE
Adalah file yang berisi instruksi-instruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain / pada memori utama.

6. TEXT FILE
Adalah file yang berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah text editor program. Text file hanya dapat diproses dengan text editor.

7. DUMP FILE
Adalah file yang digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang kegiatan peng-update-an, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan.

8. LIBRARY FILE
Adalah file yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya.

9. HISTORY FILE
File ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang terjadi.
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa :
a. File sejarah pasien yang berisi daftar setiap diagnosis yang dibuat untuk tiap pasien.
File ini termasuk jenis file arsip.
Karena file ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file.

b. File kredit pasien yang berisi pembayaran pasien hingga saat ini yang juga berisi jumlah yang belum dibayar.
File ini termasuk jenis file referensi.
Karena file ini merupakan file yang menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Misalnya, ketika seorang pasien akan melakukan pembayaran, maka bagian kasir akan mengacu pada file ini untuk menghitung jumlah yang harus dibayarkan oleh pasien.

c. File jasa yang berisi daftar semua jasa yang dilakukan oleh dokter dan biayanya.
File ini termasuk jenis file master.
Karena file ini memuat semua jasa dan data-data dalam file ini akan terus diperbarui dari transaksi-transaksi hariannya.

d. File asuransi,yang berisi daftar perusahaan asuransi yang diterima.
File ini termasuk jenis file referensi.
Karena menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.
Misalnya, pasien yang menggunakan asuransi dalam pengobatannya, maka bagian dari administrasi akan mengacu pada file ini dalam hal perusahaan asuransi mana saja yang diterima oleh rumah sakit yang bersangkutan.

e. File kunjungan harian yang berisi catatan setiap pasien yang ditemui oleh dokter pada hari-hari tertentu.
File ini termasuk jenis file transaksi.
Karena file inilah yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file master.

f. File diagnosis yang berisi 200 diagnosis yang paling umum dibuat oleh dokter.
File ini termasuk jenis file master.
Karena merupakan kumpulan dari file-file transaksi.

g. File pasien terdahulu yang berisi sejarah pasien yang belum berkunjung dalam tiga tahun terakhir atau yang meninggal dunia.
File ini jelas termasuk jenis file arsip.
Karena berisi catatan transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi di masa depan.
Dan juga bagian yang penting dari jejak audit.

Pembahasan No 10.
Deskripsinya:
menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.
• Setiap karyawan yang bekerja akan dicatat jam kerjanya setipa hari melalui sistem terkomputerisasi. Sistem terkomputerisasi ini menghasilkan kartu-kartu waktu yang menampakkan jumlah jam kerja setiap harinya.
• Kemudian kartu-kartu waktu ini diinput per karyawan setiap harinya oleh departemen penggajian sebagai data penggajian.
• Kemudian dilakukan pembandingan antara jumlah jam kerja di file master karyawan (departemen HRD) dan jumlah jam kerja di file master pusat biaya(departemen produksi). Jika terjadi perbedaan jumlah jam kerja diantara dua file tadi maka dilakukan pembetulan dan jumlah jam kerja tadi di edit. Dan file yang salah ditampung dalam file tertentu.
• Transaksi-transaksi yang telah diedit ini sebagai dasar dalam perhitungan gaji. Jumlah jam kerja tadi dikalikan upah per jamnya.
• Kemudian dilakukan perbandingan lagi antara pencatatan di file master karyawan (departemen HRD) dan file master pusat biaya (departemen produksi).
• Jika terjadi kesalahan maka akan diperbaiki lagi. Transaksi yang telah diedit itu kemudian akan dilaporkan dalam laporan keuangan dan juga dalam cek gaji.