3. Diagram Relasi Entitas
Di bawah ini ditunjukkan sebagian diagram ER dari sistem pembelian. Deskripsikanperaturan bisnis yang diwakili oleh kardinalitas di dalam diagram tersebut.
Jawab:
1. Persediaan 1 1 Berisi M Pesanan Pe
2. Persediaan M M 1 1 Pemasok
3. Pemasok 1 1 M
4. 1 Sesuai dengan 1 1
5. M Perbaharui M M
Penjelasan:
1. Organisasi melakukan beberapa pesanan pembelian pada satu persediaan.
2. Organisasi membeli beberapa produk dari pemasok tunggal
3. organisasi melakukak beberapa pemesanan pembelian dari satu pemasok
4. Setiap laporan penerimaan pembelian dari organisasi harus sesuai dengan pesanan pembelian
5. Organisasi mencatat jumlah produk yang diterima yang harus diperbaharui dengan laporan penerimaan yang sama pula.
Soal 3. Diagram Relasi Entitas
Selasa, 24 Mei 2011
MEMBAHAS SOAL BAB 2 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI
MEMBAHAS SOAL BAB 2
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI
Soal 3 Diagram Relasi Entitas
Jawab :
Kardinalitas menunjukan tingkat hubungan dalam diagram relasi Entitas. Hubungannya bisa satu ke satu ( 1 : 1 ), satu ke banyak ( 1 : M ), dan banyak ke banyak ( M : M ).
Maka Peraturan bisnis yang diwakili oleh kardinalitas dari sistem pembelian , seperti yang ditunjukkan pada diagram ER adalah sebagai berikut :
1. (1 : M)
Jadi, setiap jenis persediaan tertentu berisi bebagai pesanan pembelian.
2. (M : 1)
Jadi, berbagai pesanan pembelian dipesan melalui pemasok tunggal.
3. (1 : M)
Jadi, Pemasok tunggal menyediakan (mengirim) berbagai macam persediaan (bagi Perusahaan).
4. (M : M)
Jadi, berbagai jumlah persediaan diperbaharui melalui laporan penerimaan
5. (1 : 1)
Jadi, setiap laporan penerimaan sesuai dengan setiap pesanan pembelian
Soal 5 Diagram Relasi Entitas
Jawab :
Modifikasi diagram ( merujuk pada soal 3 ) untuk menangani pembayaran dari barang yang dibeli dan peraturan bisnis yang diwakili oleh kardinalitas dalam diagram tersebut adalah sebagai berikut :
perbarui berisi
sesuai dengan
Maka peraturan bisnis yang diiwakili oleh kardinalitas dalam diagram tersebut yaitu :
1. Setiap jenis persediaan tertentu berisi bebagai pesanan pembelian (1:M)
2. Berbagai pesanan pembelian dipesan melalui pemasok tunggal (M:1)
3. Pemasok tunggal menyediakan (mengirim) berbagai macam persediaan (1:M)
4. Berbagai jumlah persediaan diperbaharui melalui laporan penerimaan (M:M)
5. Setiap laporan penerimaan sesuai dengan pesanan pembelian (1:1)
6. Pemasok tunggal mengirimkan faktur tagihan kepada staf utang dagang (1:1)
7. Setiap faktur disesuaikan dengan beberapa laporan pengiriman dan pesanan pembelian (1:M)
8. Berbagai laporan penerimaan dan pesanan pembelian dimasukkan ke buku besar pembantu piutang (M:1)
9. Buku besar pembantu piutang direkonsiliasi ke akun pengendalian (1:1)
Soal 7 Klasifikasi File
Jawab :
File dapat diklasifikasikan :
1. Master File (Berkas Induk) 6. Text File (Berkas Teks)
2. Transaction File (Berkas Transaksi) 7. Dump File (Berkas Tampung)
3. Report File (Berkas Laporan) 8. Library File (Berkas Pustaka)
4. Work File (Berkas Kerja) 9. History File (Berkas Sejarah)
5. Program File (Berkas Program)
Penjelasannya adalah sebagi berikut :
1. MASTER FILE adalah file yang berisi data yang relatif tetap.
Ada 2 jenis Master File :
• Reference Master File : File yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah.
• Dynamic Master File : File yang berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi.
2. TRANSACTION FILE adalah file yang berisi record-recod yang akan memperbaharui / meng-update record-record yang ada pada master file. Meng-update dapat berupa : Penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.
3. REPORT FILE adalah file yang berisi data yang dibuat untuk laporan / keperluan user. File tersebut dapat dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar.
4. WORK FILE merupakan file sementara dalam sistem. Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.
5. PROGRAM FILE adalah file yang berisi instruksi-instruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain / pada memori utama.
6. TEXT FILE adalah file yang berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah text editor program. Text file hanya dapat diproses dengan text editor.
7. DUMP FILE adalah file yang digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang kegiatan peng-update-an, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan.
8. LIBRARY FILE adalah file yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya.
9. HISTORY FILE, File ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang terjadi.
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa :
a. File sejarah pasien yang berisi daftar setiap diagnosis yang dibuat untuk tiap pasien.
File ini termasuk jenis file arsip.
Karena file ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file.
b. File kredit pasien yang berisi pembayaran pasien hingga saat ini yang juga berisi jumlah yang belum dibayar.
File ini termasuk jenis file referensi.
Karena file ini merupakan file yang menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Misalnya, ketika seorang pasien akan melakukan pembayaran, maka bagian kasir akan mengacu pada file ini untuk menghitung jumlah yang harus dibayarkan oleh pasien.
c. File jasa yang berisi daftar semua jasa yang dilakukan oleh dokter dan biayanya.
File ini termasuk jenis file master.
Karena file ini memuat semua jasa dan data-data dalam file ini akan terus diperbarui dari transaksi-transaksi hariannya.
d. File asuransi,yang berisi daftar perusahaan asuransi yang diterima.
File ini termasuk jenis file referensi.
Karena menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.
Misalnya, pasien yang menggunakan asuransi dalam pengobatannya, maka bagian dari administrasi akan mengacu pada file ini dalam hal perusahaan asuransi mana saja yang diterima oleh rumah sakit yang bersangkutan.
e. File kunjungan harian yang berisi catatan setiap pasien yang ditemui oleh dokter pada hari-hari tertentu.
File ini termasuk jenis file transaksi.
Karena file inilah yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file master.
f. File diagnosis yang berisi 200 diagnosis yang paling umum dibuat oleh dokter.
File ini termasuk jenis file master.
Karena merupakan kumpulan dari file-file transaksi.
g. File pasien terdahulu yang berisi sejarah pasien yang belum berkunjung dalam tiga tahun terakhir atau yang meninggal dunia.
File ini jelas termasuk jenis file arsip.
Karena berisi catatan transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi di masa depan.
Dan juga bagian yang penting dari jejak audit.
Soal 8 Diagram Arus Data
Jawab :
Diagram arus data yang menggambarkan proses registrasi mata kuliah pada universitas UNSYIAH adalah sebagai berikut :
Deskripsi bagan alir registrasi mata kuliah diatas :
1. Mahasiswa yang akan melakukan registrasi mata kuliah diwajibkan untuk membayar uang SPP terlebih dahulu melalui bank-bank yang telah ditentukan.
2. Setelah pembayaran SPP, dimana informasi pembayaran ini akan dikirim ke puksi ( melalui sistem terkomputerisasi). Dengan begitu mahasiswa yang telah melakukan pembayaran dibolehkan mengisi KRS online.
• Adapun cara pengisian KRS online adalah sebagai berikut :
• Mengakses web unsyiah ( www.unsyiah.ac.id)
• Memilih layanan KRS online
• Setelah halaman tersebut terbuka, mahasiswa dapat meng-log in dengan memasukkan NIM dan paswordnya.
• Setelah itu mahasiswa dapat mengisi KRS sesuai dengan mata kuliah yang dipilih.
3. KRS online yang telah diisi harus di print out sebanyak 4 eksemplar, kemudian hasil print out dan juga KRS manual ini kemudian harus ditandatangani oleh dosen wali sebagai tanda KRS ini telah disetujui oleh dosen wali yang bersangkutan. Tidak hanya itu, tetapi KHS mahasiswa juga harus diperlihatkan pada dosen wali sebagai dasar pertimbangan dosen wali untuk menyetujui KRS online.
4. Setelah mendapatkan tandatangan dari dosen wali, print out KRS online ini kemudian didistribusikan. 1 lembar untuk arsip bagi dosen wali, 1 lembar untuk bagian akademik kampus, 1 lembar untuk jurusan yang bersangkutan, dan 1 lagi untuk arsip bagi mahasiswa itu sendiri.
Soal 10 Bagan Alir Sistem
Jawab :
Bagan alir sistem pada soal menunjukkan bagan untuk menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.
Analisis dan deskripsi dari proses bagan alir sistem pada soal adalah sebagi berikut :
1. Bagian administrasi perusahaan menerima tugas pencatatan penggajian melalui salinan kartu atau surat jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan perusahaan.
2. Informasi yang berasal dari kartu ini kemudian diolah melalui terminal komputer yang terhubung dengan departemen keuangan dalam perusahaan.
3. Staf administrasi melakukan akses langsung terhadap data penggajian yang yang dimiliki oleh departemen keuangan.
4. Data penggajian yang diperoleh dari departemen keuangan tersebut kemudian di periksa dan di perbaiki. Pemeriksaan dan perbaikan ini harus disesuaikan dengan mengakses langsung data dari file master karyawan dan file master penggajian yang menjelaskan jumlah karyawan dan gaji yang harus diterima. Ketika dilakukan pemeriksaan, file-file penggajian saat ini yang tidak sesuai dengan file master diatas harus dipisahkan secara tersendiri kedalam kumpulan file kesalahan.
5. Selanjutnya data yang sudah mengalami pembetulan setelah dilakukan pemeriksaan sebelumnya. Akan dimasukkan kembali kedalam terminal komputer dan diolah kembali.
6. Data yang telah diolah di dalam terminal komputer akan disimpan kedalam file master yang mengumpulkan transaksi yang telah diedit.
7. File data master dari transaksi yang telah diedit diatas akan diproses dengan program yang diperbarui. Pemrosesan data tersebut harus sesuai dengan file master karyawan dan file master penggajian yang sudah ada. Kemudian file transaksi yang sudah di perbarui tersebut dibukukan kembali ke file master karyaman dan penggajian.
8. File transaksi yang telah diedit diatas kemudian dimasukkan dan diproses melalui program komputer pelaporan. Setelah data tersebut diolah. Maka akan menghasilkan 2 salinan. Salinan pertama berupa cek gaji yang berguna untuk proses penggajian dan salinan kedua akan menjadi entitas pelaporan bagi manajemen perusahaan.
Anggota Kelompok 3
Heny Rofizar ( 0801103010003)
Dewi Indriana ( 0801103010008)
Ayu Sartika (0801103010017)
TM Rizal Fahluvi (0801103010055)
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI
Soal 3 Diagram Relasi Entitas
Jawab :
Kardinalitas menunjukan tingkat hubungan dalam diagram relasi Entitas. Hubungannya bisa satu ke satu ( 1 : 1 ), satu ke banyak ( 1 : M ), dan banyak ke banyak ( M : M ).
Maka Peraturan bisnis yang diwakili oleh kardinalitas dari sistem pembelian , seperti yang ditunjukkan pada diagram ER adalah sebagai berikut :
1. (1 : M)
Jadi, setiap jenis persediaan tertentu berisi bebagai pesanan pembelian.
2. (M : 1)
Jadi, berbagai pesanan pembelian dipesan melalui pemasok tunggal.
3. (1 : M)
Jadi, Pemasok tunggal menyediakan (mengirim) berbagai macam persediaan (bagi Perusahaan).
4. (M : M)
Jadi, berbagai jumlah persediaan diperbaharui melalui laporan penerimaan
5. (1 : 1)
Jadi, setiap laporan penerimaan sesuai dengan setiap pesanan pembelian
Soal 5 Diagram Relasi Entitas
Jawab :
Modifikasi diagram ( merujuk pada soal 3 ) untuk menangani pembayaran dari barang yang dibeli dan peraturan bisnis yang diwakili oleh kardinalitas dalam diagram tersebut adalah sebagai berikut :
perbarui berisi
sesuai dengan
Maka peraturan bisnis yang diiwakili oleh kardinalitas dalam diagram tersebut yaitu :
1. Setiap jenis persediaan tertentu berisi bebagai pesanan pembelian (1:M)
2. Berbagai pesanan pembelian dipesan melalui pemasok tunggal (M:1)
3. Pemasok tunggal menyediakan (mengirim) berbagai macam persediaan (1:M)
4. Berbagai jumlah persediaan diperbaharui melalui laporan penerimaan (M:M)
5. Setiap laporan penerimaan sesuai dengan pesanan pembelian (1:1)
6. Pemasok tunggal mengirimkan faktur tagihan kepada staf utang dagang (1:1)
7. Setiap faktur disesuaikan dengan beberapa laporan pengiriman dan pesanan pembelian (1:M)
8. Berbagai laporan penerimaan dan pesanan pembelian dimasukkan ke buku besar pembantu piutang (M:1)
9. Buku besar pembantu piutang direkonsiliasi ke akun pengendalian (1:1)
Soal 7 Klasifikasi File
Jawab :
File dapat diklasifikasikan :
1. Master File (Berkas Induk) 6. Text File (Berkas Teks)
2. Transaction File (Berkas Transaksi) 7. Dump File (Berkas Tampung)
3. Report File (Berkas Laporan) 8. Library File (Berkas Pustaka)
4. Work File (Berkas Kerja) 9. History File (Berkas Sejarah)
5. Program File (Berkas Program)
Penjelasannya adalah sebagi berikut :
1. MASTER FILE adalah file yang berisi data yang relatif tetap.
Ada 2 jenis Master File :
• Reference Master File : File yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah.
• Dynamic Master File : File yang berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi.
2. TRANSACTION FILE adalah file yang berisi record-recod yang akan memperbaharui / meng-update record-record yang ada pada master file. Meng-update dapat berupa : Penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.
3. REPORT FILE adalah file yang berisi data yang dibuat untuk laporan / keperluan user. File tersebut dapat dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar.
4. WORK FILE merupakan file sementara dalam sistem. Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.
5. PROGRAM FILE adalah file yang berisi instruksi-instruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain / pada memori utama.
6. TEXT FILE adalah file yang berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah text editor program. Text file hanya dapat diproses dengan text editor.
7. DUMP FILE adalah file yang digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang kegiatan peng-update-an, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan.
8. LIBRARY FILE adalah file yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya.
9. HISTORY FILE, File ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang terjadi.
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa :
a. File sejarah pasien yang berisi daftar setiap diagnosis yang dibuat untuk tiap pasien.
File ini termasuk jenis file arsip.
Karena file ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file.
b. File kredit pasien yang berisi pembayaran pasien hingga saat ini yang juga berisi jumlah yang belum dibayar.
File ini termasuk jenis file referensi.
Karena file ini merupakan file yang menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Misalnya, ketika seorang pasien akan melakukan pembayaran, maka bagian kasir akan mengacu pada file ini untuk menghitung jumlah yang harus dibayarkan oleh pasien.
c. File jasa yang berisi daftar semua jasa yang dilakukan oleh dokter dan biayanya.
File ini termasuk jenis file master.
Karena file ini memuat semua jasa dan data-data dalam file ini akan terus diperbarui dari transaksi-transaksi hariannya.
d. File asuransi,yang berisi daftar perusahaan asuransi yang diterima.
File ini termasuk jenis file referensi.
Karena menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.
Misalnya, pasien yang menggunakan asuransi dalam pengobatannya, maka bagian dari administrasi akan mengacu pada file ini dalam hal perusahaan asuransi mana saja yang diterima oleh rumah sakit yang bersangkutan.
e. File kunjungan harian yang berisi catatan setiap pasien yang ditemui oleh dokter pada hari-hari tertentu.
File ini termasuk jenis file transaksi.
Karena file inilah yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file master.
f. File diagnosis yang berisi 200 diagnosis yang paling umum dibuat oleh dokter.
File ini termasuk jenis file master.
Karena merupakan kumpulan dari file-file transaksi.
g. File pasien terdahulu yang berisi sejarah pasien yang belum berkunjung dalam tiga tahun terakhir atau yang meninggal dunia.
File ini jelas termasuk jenis file arsip.
Karena berisi catatan transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi di masa depan.
Dan juga bagian yang penting dari jejak audit.
Soal 8 Diagram Arus Data
Jawab :
Diagram arus data yang menggambarkan proses registrasi mata kuliah pada universitas UNSYIAH adalah sebagai berikut :
Deskripsi bagan alir registrasi mata kuliah diatas :
1. Mahasiswa yang akan melakukan registrasi mata kuliah diwajibkan untuk membayar uang SPP terlebih dahulu melalui bank-bank yang telah ditentukan.
2. Setelah pembayaran SPP, dimana informasi pembayaran ini akan dikirim ke puksi ( melalui sistem terkomputerisasi). Dengan begitu mahasiswa yang telah melakukan pembayaran dibolehkan mengisi KRS online.
• Adapun cara pengisian KRS online adalah sebagai berikut :
• Mengakses web unsyiah ( www.unsyiah.ac.id)
• Memilih layanan KRS online
• Setelah halaman tersebut terbuka, mahasiswa dapat meng-log in dengan memasukkan NIM dan paswordnya.
• Setelah itu mahasiswa dapat mengisi KRS sesuai dengan mata kuliah yang dipilih.
3. KRS online yang telah diisi harus di print out sebanyak 4 eksemplar, kemudian hasil print out dan juga KRS manual ini kemudian harus ditandatangani oleh dosen wali sebagai tanda KRS ini telah disetujui oleh dosen wali yang bersangkutan. Tidak hanya itu, tetapi KHS mahasiswa juga harus diperlihatkan pada dosen wali sebagai dasar pertimbangan dosen wali untuk menyetujui KRS online.
4. Setelah mendapatkan tandatangan dari dosen wali, print out KRS online ini kemudian didistribusikan. 1 lembar untuk arsip bagi dosen wali, 1 lembar untuk bagian akademik kampus, 1 lembar untuk jurusan yang bersangkutan, dan 1 lagi untuk arsip bagi mahasiswa itu sendiri.
Soal 10 Bagan Alir Sistem
Jawab :
Bagan alir sistem pada soal menunjukkan bagan untuk menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.
Analisis dan deskripsi dari proses bagan alir sistem pada soal adalah sebagi berikut :
1. Bagian administrasi perusahaan menerima tugas pencatatan penggajian melalui salinan kartu atau surat jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan perusahaan.
2. Informasi yang berasal dari kartu ini kemudian diolah melalui terminal komputer yang terhubung dengan departemen keuangan dalam perusahaan.
3. Staf administrasi melakukan akses langsung terhadap data penggajian yang yang dimiliki oleh departemen keuangan.
4. Data penggajian yang diperoleh dari departemen keuangan tersebut kemudian di periksa dan di perbaiki. Pemeriksaan dan perbaikan ini harus disesuaikan dengan mengakses langsung data dari file master karyawan dan file master penggajian yang menjelaskan jumlah karyawan dan gaji yang harus diterima. Ketika dilakukan pemeriksaan, file-file penggajian saat ini yang tidak sesuai dengan file master diatas harus dipisahkan secara tersendiri kedalam kumpulan file kesalahan.
5. Selanjutnya data yang sudah mengalami pembetulan setelah dilakukan pemeriksaan sebelumnya. Akan dimasukkan kembali kedalam terminal komputer dan diolah kembali.
6. Data yang telah diolah di dalam terminal komputer akan disimpan kedalam file master yang mengumpulkan transaksi yang telah diedit.
7. File data master dari transaksi yang telah diedit diatas akan diproses dengan program yang diperbarui. Pemrosesan data tersebut harus sesuai dengan file master karyawan dan file master penggajian yang sudah ada. Kemudian file transaksi yang sudah di perbarui tersebut dibukukan kembali ke file master karyaman dan penggajian.
8. File transaksi yang telah diedit diatas kemudian dimasukkan dan diproses melalui program komputer pelaporan. Setelah data tersebut diolah. Maka akan menghasilkan 2 salinan. Salinan pertama berupa cek gaji yang berguna untuk proses penggajian dan salinan kedua akan menjadi entitas pelaporan bagi manajemen perusahaan.
Anggota Kelompok 3
Heny Rofizar ( 0801103010003)
Dewi Indriana ( 0801103010008)
Ayu Sartika (0801103010017)
TM Rizal Fahluvi (0801103010055)
file dalam sistem informasi akuntansi
Pembahasan Soal No.7
KLasifikasi File
1. Master File (Berkas Induk)
2. Transaction File (Berkas Transaksi)
3. Report File (Berkas Laporan)
4. Work File (Berkas Kerja)
5. Program File (Berkas Program)
6. Text File (Berkas Teks)
7. Dump File (Berkas Tampung)
8. Library File (Berkas Pustaka)
9. History File (Berkas Sejarah)
1. MASTER FILE;
Adalah file yang berisi data yang relatif tetap.
Ada 2 jenis Master File :
1. Reference Master File;
File yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah.
2. Dynamic Master File;
File yang berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi.
2. TRANSACTION FILE
Adalah file yang berisi record-recod yang akan memperbaharui / meng-update record-record yang ada pada master file.
Meng-update dapat berupa : Penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.
3. REPORT FILE
Adalah file yang berisi data yang dibuat untuk laporan / keperluan user.
File tersebut dapat dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar.
4. WORK FILE
Merupakan file sementara dalam sistem.
Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.
5. PROGRAM FILE
Adalah file yang berisi instruksi-instruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain / pada memori utama.
6. TEXT FILE
Adalah file yang berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah text editor program. Text file hanya dapat diproses dengan text editor.
7. DUMP FILE
Adalah file yang digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang kegiatan peng-update-an, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan.
8. LIBRARY FILE
Adalah file yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya.
9. HISTORY FILE
File ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang terjadi.
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa :
a. File sejarah pasien yang berisi daftar setiap diagnosis yang dibuat untuk tiap pasien.
File ini termasuk jenis file arsip.
Karena file ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file.
b. File kredit pasien yang berisi pembayaran pasien hingga saat ini yang juga berisi jumlah yang belum dibayar.
File ini termasuk jenis file referensi.
Karena file ini merupakan file yang menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Misalnya, ketika seorang pasien akan melakukan pembayaran, maka bagian kasir akan mengacu pada file ini untuk menghitung jumlah yang harus dibayarkan oleh pasien.
c. File jasa yang berisi daftar semua jasa yang dilakukan oleh dokter dan biayanya.
File ini termasuk jenis file master.
Karena file ini memuat semua jasa dan data-data dalam file ini akan terus diperbarui dari transaksi-transaksi hariannya.
d. File asuransi,yang berisi daftar perusahaan asuransi yang diterima.
File ini termasuk jenis file referensi.
Karena menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.
Misalnya, pasien yang menggunakan asuransi dalam pengobatannya, maka bagian dari administrasi akan mengacu pada file ini dalam hal perusahaan asuransi mana saja yang diterima oleh rumah sakit yang bersangkutan.
e. File kunjungan harian yang berisi catatan setiap pasien yang ditemui oleh dokter pada hari-hari tertentu.
File ini termasuk jenis file transaksi.
Karena file inilah yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file master.
f. File diagnosis yang berisi 200 diagnosis yang paling umum dibuat oleh dokter.
File ini termasuk jenis file master.
Karena merupakan kumpulan dari file-file transaksi.
g. File pasien terdahulu yang berisi sejarah pasien yang belum berkunjung dalam tiga tahun terakhir atau yang meninggal dunia.
File ini jelas termasuk jenis file arsip.
Karena berisi catatan transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi di masa depan.
Dan juga bagian yang penting dari jejak audit.
Pembahasan No 10.
Deskripsinya:
menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.
• Setiap karyawan yang bekerja akan dicatat jam kerjanya setipa hari melalui sistem terkomputerisasi. Sistem terkomputerisasi ini menghasilkan kartu-kartu waktu yang menampakkan jumlah jam kerja setiap harinya.
• Kemudian kartu-kartu waktu ini diinput per karyawan setiap harinya oleh departemen penggajian sebagai data penggajian.
• Kemudian dilakukan pembandingan antara jumlah jam kerja di file master karyawan (departemen HRD) dan jumlah jam kerja di file master pusat biaya(departemen produksi). Jika terjadi perbedaan jumlah jam kerja diantara dua file tadi maka dilakukan pembetulan dan jumlah jam kerja tadi di edit. Dan file yang salah ditampung dalam file tertentu.
• Transaksi-transaksi yang telah diedit ini sebagai dasar dalam perhitungan gaji. Jumlah jam kerja tadi dikalikan upah per jamnya.
• Kemudian dilakukan perbandingan lagi antara pencatatan di file master karyawan (departemen HRD) dan file master pusat biaya (departemen produksi).
• Jika terjadi kesalahan maka akan diperbaiki lagi. Transaksi yang telah diedit itu kemudian akan dilaporkan dalam laporan keuangan dan juga dalam cek gaji.
KLasifikasi File
1. Master File (Berkas Induk)
2. Transaction File (Berkas Transaksi)
3. Report File (Berkas Laporan)
4. Work File (Berkas Kerja)
5. Program File (Berkas Program)
6. Text File (Berkas Teks)
7. Dump File (Berkas Tampung)
8. Library File (Berkas Pustaka)
9. History File (Berkas Sejarah)
1. MASTER FILE;
Adalah file yang berisi data yang relatif tetap.
Ada 2 jenis Master File :
1. Reference Master File;
File yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah.
2. Dynamic Master File;
File yang berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi.
2. TRANSACTION FILE
Adalah file yang berisi record-recod yang akan memperbaharui / meng-update record-record yang ada pada master file.
Meng-update dapat berupa : Penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.
3. REPORT FILE
Adalah file yang berisi data yang dibuat untuk laporan / keperluan user.
File tersebut dapat dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar.
4. WORK FILE
Merupakan file sementara dalam sistem.
Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.
5. PROGRAM FILE
Adalah file yang berisi instruksi-instruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain / pada memori utama.
6. TEXT FILE
Adalah file yang berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah text editor program. Text file hanya dapat diproses dengan text editor.
7. DUMP FILE
Adalah file yang digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang kegiatan peng-update-an, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan.
8. LIBRARY FILE
Adalah file yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya.
9. HISTORY FILE
File ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang terjadi.
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa :
a. File sejarah pasien yang berisi daftar setiap diagnosis yang dibuat untuk tiap pasien.
File ini termasuk jenis file arsip.
Karena file ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file.
b. File kredit pasien yang berisi pembayaran pasien hingga saat ini yang juga berisi jumlah yang belum dibayar.
File ini termasuk jenis file referensi.
Karena file ini merupakan file yang menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Misalnya, ketika seorang pasien akan melakukan pembayaran, maka bagian kasir akan mengacu pada file ini untuk menghitung jumlah yang harus dibayarkan oleh pasien.
c. File jasa yang berisi daftar semua jasa yang dilakukan oleh dokter dan biayanya.
File ini termasuk jenis file master.
Karena file ini memuat semua jasa dan data-data dalam file ini akan terus diperbarui dari transaksi-transaksi hariannya.
d. File asuransi,yang berisi daftar perusahaan asuransi yang diterima.
File ini termasuk jenis file referensi.
Karena menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.
Misalnya, pasien yang menggunakan asuransi dalam pengobatannya, maka bagian dari administrasi akan mengacu pada file ini dalam hal perusahaan asuransi mana saja yang diterima oleh rumah sakit yang bersangkutan.
e. File kunjungan harian yang berisi catatan setiap pasien yang ditemui oleh dokter pada hari-hari tertentu.
File ini termasuk jenis file transaksi.
Karena file inilah yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file master.
f. File diagnosis yang berisi 200 diagnosis yang paling umum dibuat oleh dokter.
File ini termasuk jenis file master.
Karena merupakan kumpulan dari file-file transaksi.
g. File pasien terdahulu yang berisi sejarah pasien yang belum berkunjung dalam tiga tahun terakhir atau yang meninggal dunia.
File ini jelas termasuk jenis file arsip.
Karena berisi catatan transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi di masa depan.
Dan juga bagian yang penting dari jejak audit.
Pembahasan No 10.
Deskripsinya:
menyimpan data-data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.
• Setiap karyawan yang bekerja akan dicatat jam kerjanya setipa hari melalui sistem terkomputerisasi. Sistem terkomputerisasi ini menghasilkan kartu-kartu waktu yang menampakkan jumlah jam kerja setiap harinya.
• Kemudian kartu-kartu waktu ini diinput per karyawan setiap harinya oleh departemen penggajian sebagai data penggajian.
• Kemudian dilakukan pembandingan antara jumlah jam kerja di file master karyawan (departemen HRD) dan jumlah jam kerja di file master pusat biaya(departemen produksi). Jika terjadi perbedaan jumlah jam kerja diantara dua file tadi maka dilakukan pembetulan dan jumlah jam kerja tadi di edit. Dan file yang salah ditampung dalam file tertentu.
• Transaksi-transaksi yang telah diedit ini sebagai dasar dalam perhitungan gaji. Jumlah jam kerja tadi dikalikan upah per jamnya.
• Kemudian dilakukan perbandingan lagi antara pencatatan di file master karyawan (departemen HRD) dan file master pusat biaya (departemen produksi).
• Jika terjadi kesalahan maka akan diperbaiki lagi. Transaksi yang telah diedit itu kemudian akan dilaporkan dalam laporan keuangan dan juga dalam cek gaji.
Senin, 03 Januari 2011
customer relationship management(CRM)
Customer relationship management (CRM) is a widely-implemented strategy for managing a company’s interactions with customers, clients and sales prospects. It involves using technology to organize, automate, and synchronize business processes, principally salesactivities, but also those for marketing, customer service, and technical support. The overall goals are to find, attract, and win new clients, nurture and retain those the company already has, entice former clients back into the fold, and reduce the costs of marketing and client service. Customer relationship management describes a company-wide business strategy including customer-interface departments as well as other departments.
Use of CRM company will gain some importance are as:
1. Quality and efficiency
2. Decreased costs
3. Decision support
4. Enterprise agility
Tools and workflows can be complex, especially for large businesses. Previously these tools were generally limited to contact management: monitoring and recording interactions and communications. Software solutions then expanded to embrace deal tracking, territories, opportunities, and at the sales pipeline itself. Next came the advent of tools for other client-interface business functions, as described below. These tools have been, and still are, offered as on-premises software that companies purchase and run on their own IT infrastructure.
Often, implementations are fragmented,isolated initiatives by individual departments to address their own needs. Systems that start disunited usually stay that way: siloed thinking and decision processes frequently lead to separate and incompatible systems, and dysfunctional processes.
Business reputation has become a growing challenge. The outcome of internal fragmentation that is observed and commented upon by customers is now visible to the rest of the world in the era of the social customer, where in the past, only employees or partners were aware of it. Addressing the fragmentation requires a shift in philosophy and mindset within an organization so that everyone considers the impact to the customer of policy, decisions and actions. Human response at all levels of the organization can affect the customer experience for good or ill. Even one unhappy customer can deliver a body blow to a business.
Sales force automation (SFA) involves using software to streamline all phases of the sales process, minimizing the time that sales representatives need to spend on each phase. This allows sales representatives to pursue more clients in a shorter amount of time than would otherwise be possible. At the heart of SFA is a contact management system for tracking and recording every stage in the sales process for each prospective client, from initial contact to final disposition. Many SFA applications also include insights into opportunities, territories, sales forecasts and workflow automation, quote generation, and product knowledge. Modules for Web 2.0 e-commerce and pricing are new, emerging interests in SFA.
CRM systems for marketing help the enterprise identify and target potential clients and generate leads for the sales team. A key marketing capability is tracking and measuring multichannel campaigns, including email, search, social media, telephone and direct mail. Metrics monitored include clicks, responses, leads, deals, and revenue. This has been superseded by marketing automation and Prospect Relationship Management (PRM) solutions which track customer behaviour and nurture them from first contact to sale, often cutting out the active sales process altogether.
Recognizing that service is an important factor in attracting and retaining customers, organizations are increasingly turning to technology to help them improve their clients’ experience while aiming to increase efficiency and minimize costs.[6] Even so, a 2009 study revealed that only 39% of corporate executives believe their employees have the right tools and authority to solve client problems.“.[7] The core for these applications has been and still is comprehensive call center solutions, including such features as intelligent call routing, computer telephone integration (CTI), and escalation capabilities.
Relevant analytics capabilities are often interwoven into applications for sales, marketing, and service. These features can be complemented and augmented with links to separate, purpose-built applications for analytics and business intelligence. Sales analytics let companies monitor and understand client actions and preferences, through sales forecasting and data quality.
Marketing applications generally come with predictive analytics to improve segmentation and targeting, and features for measuring the effectiveness of online, offline, and search marketing campaign. Web analytics have evolved significantly from their starting point of merely tracking mouse clicks on Web sites. By evaluating “buy signals,” marketers can see which prospects are most likely to transact and also identify those who are bogged down in a sales process and need assistance. Marketing and finance personnel also use analytics to assess the value of multi-faceted programs as a whole.
These types of analytics are increasing in popularity as companies demand greater visibility into the performance of call centers and other service and support channels,[6] in order to correct problems before they affect satisfaction levels. Support-focused applications typically include dashboards similar to those for sales, plus capabilities to measure and analyze response times, service quality, agent performance, and the frequency of various issues.
Departments within enterprises — especially large enterprises — tend to function with little collaboration. More recently, the development and adoption of these tools and services have fostered greater fluidity and cooperation among sales, service, and marketing. This finds expression in the concept of collaborative systems which uses technology to build bridges between departments. For example, feedback from a technical support center can enlighten marketers about specific services and product features clients are asking for. Reps, in their turn, want to be able to pursue these opportunities without the burden of re-entering records and contact data into a separate SFA system. Owing to these factors, many of the top-rated and most popular products come as integrated suites.
For small business, basic client service can be accomplished by a contact manager system: an integrated solution that lets organizations and individuals efficiently track and record interactions, including emails, documents, jobs, faxes, scheduling, and more. These tools usually focus on accounts rather than on individual contacts. They also generally include opportunity insight for tracking sales pipelines plus added functionality for marketing and service. As with larger enterprises, small businesses are finding value in online solutions, especially for mobile and telecommuting workers.
Social media sites like Twitter, LinkedIn and Facebook are amplifying the voice of people in the marketplace and are having profound and far-reaching effects on the ways in which people buy. Customers can now research companies online and then ask for recommendations through social media channels, making their buying decision without contacting the company.
People also use social media to share opinions and experiences on companies, products and services. As social media is not as widely moderated or censored as mainstream media, individuals can say anything they want about a company or brand, positive or negative.
Increasingly, companies are looking to gain access to these conversations and take part in the dialogue. More than a few systems are now integrating to social networking sites. Social media promoters cite a number of business advantages, such as using online communities as a source of high-quality leads and a vehicle for crowd sourcing solutions to client-support problems. Companies can also leverage client stated habits and preferences to "hyper-target" their sales and marketing communications.
Some analysts take the view that business-to-business marketers should proceed cautiously when weaving social media into their business processes. These observers recommend careful market research to determine if and where the phenomenon can provide measurable benefits for client interactions, sales and support. It is stated that people feel their interactions are peer-to-peer between them and their contacts, and resent company involvement, sometimes responding with negatives about that company.
Systems for non-profit and membership-based organizations help track constituents and their involvement in the organization. Capabilities typically include tracking the following: fund-raising, demographics, membership levels, membership directories, volunteering and communications with individuals.
Many include tools for identifying potential donors based on previous donations and participation. In light of the growth of social networking tools, there may be some overlap between social/community driven tools and non-profit/membership tools.
For larger-scale enterprises, a complete and detailed plan is required to obtain the funding, resources, and company-wide support that can make the initiative of choosing and implementing a system successful. Benefits must be defined, risks assessed, and cost quantified in three general areas:
Processes: Though these systems have many technological components, business processes lie at its core. It can be seen as a more client-centric way of doing business, enabled by technology that consolidates and intelligently distributes pertinent information about clients, sales, marketing effectiveness, responsiveness, and market trends. Therefore, a company must analyze its business workflows and processes before choosing a technology platform; some will likely need re-engineering to better serve the overall goal of winning and satisfying clients. Moreover, planners need to determine the types of client information that are most relevant, and how best to employ them.
People: For an initiative to be effective, an organization must convince its staff that the new technology and workflows will benefit employees as well as clients. Senior executives need to be strong and visible advocates who can clearly state and support the case for change. Collaboration, teamwork, and two-way communication should be encouraged across hierarchical boundaries, especially with respect to process improvement.
Technology: In evaluating technology, key factors include alignment with the company’s business process strategy and goals, including the ability to deliver the right data to the right employees and sufficient ease of adoption and use. Platform selection is best undertaken by a carefully chosen group of executives who understand the business processes to be automated as well as the software issues. Depending upon the size of the company and the breadth of data, choosing an application can take anywhere from a few weeks to a year or more.
Increases in revenue, higher rates of client satisfaction, and significant savings in operating costs are some of the benefits to an enterprise. Proponents emphasize that technology should be implemented only in the context of careful strategic and operational planning.[12]Implementations almost invariably fall short when one or more facets of this prescription are ignored:
Poor planning: Initiatives can easily fail when efforts are limited to choosing and deploying software, without an accompanying rationale, context, and support for the workforce. In other instances, enterprises simply automate flawed client-facing processes rather than redesign them according to best practices.
Poor integration: For many companies, integrations are piecemeal initiatives that address a glaring need: improving a particular client-facing process or two or automating a favored sales or client support channel. Such “point solutions” offer little or no integration or alignment with a company’s overall strategy. They offer a less than complete client view and often lead to unsatisfactory user experiences.
Toward a solution: overcoming siloed thinking. Experts advise organizations to recognize the immense value of integrating their client-facing operations. In this view, internally-focused, department-centric views should be discarded in favor of reorienting processes toward information-sharing across marketing, sales, and service. For example, sales representatives need to know about current issues and relevant marketing promotions before attempting to cross-sell to a specific client. Marketing staff should be able to leverage client information from sales and service to better target campaigns and offers. And support agents require quick and complete access to a client’s sales and service history.
Use of CRM company will gain some importance are as:
1. Quality and efficiency
2. Decreased costs
3. Decision support
4. Enterprise agility
Tools and workflows can be complex, especially for large businesses. Previously these tools were generally limited to contact management: monitoring and recording interactions and communications. Software solutions then expanded to embrace deal tracking, territories, opportunities, and at the sales pipeline itself. Next came the advent of tools for other client-interface business functions, as described below. These tools have been, and still are, offered as on-premises software that companies purchase and run on their own IT infrastructure.
Often, implementations are fragmented,isolated initiatives by individual departments to address their own needs. Systems that start disunited usually stay that way: siloed thinking and decision processes frequently lead to separate and incompatible systems, and dysfunctional processes.
Business reputation has become a growing challenge. The outcome of internal fragmentation that is observed and commented upon by customers is now visible to the rest of the world in the era of the social customer, where in the past, only employees or partners were aware of it. Addressing the fragmentation requires a shift in philosophy and mindset within an organization so that everyone considers the impact to the customer of policy, decisions and actions. Human response at all levels of the organization can affect the customer experience for good or ill. Even one unhappy customer can deliver a body blow to a business.
Sales force automation (SFA) involves using software to streamline all phases of the sales process, minimizing the time that sales representatives need to spend on each phase. This allows sales representatives to pursue more clients in a shorter amount of time than would otherwise be possible. At the heart of SFA is a contact management system for tracking and recording every stage in the sales process for each prospective client, from initial contact to final disposition. Many SFA applications also include insights into opportunities, territories, sales forecasts and workflow automation, quote generation, and product knowledge. Modules for Web 2.0 e-commerce and pricing are new, emerging interests in SFA.
CRM systems for marketing help the enterprise identify and target potential clients and generate leads for the sales team. A key marketing capability is tracking and measuring multichannel campaigns, including email, search, social media, telephone and direct mail. Metrics monitored include clicks, responses, leads, deals, and revenue. This has been superseded by marketing automation and Prospect Relationship Management (PRM) solutions which track customer behaviour and nurture them from first contact to sale, often cutting out the active sales process altogether.
Recognizing that service is an important factor in attracting and retaining customers, organizations are increasingly turning to technology to help them improve their clients’ experience while aiming to increase efficiency and minimize costs.[6] Even so, a 2009 study revealed that only 39% of corporate executives believe their employees have the right tools and authority to solve client problems.“.[7] The core for these applications has been and still is comprehensive call center solutions, including such features as intelligent call routing, computer telephone integration (CTI), and escalation capabilities.
Relevant analytics capabilities are often interwoven into applications for sales, marketing, and service. These features can be complemented and augmented with links to separate, purpose-built applications for analytics and business intelligence. Sales analytics let companies monitor and understand client actions and preferences, through sales forecasting and data quality.
Marketing applications generally come with predictive analytics to improve segmentation and targeting, and features for measuring the effectiveness of online, offline, and search marketing campaign. Web analytics have evolved significantly from their starting point of merely tracking mouse clicks on Web sites. By evaluating “buy signals,” marketers can see which prospects are most likely to transact and also identify those who are bogged down in a sales process and need assistance. Marketing and finance personnel also use analytics to assess the value of multi-faceted programs as a whole.
These types of analytics are increasing in popularity as companies demand greater visibility into the performance of call centers and other service and support channels,[6] in order to correct problems before they affect satisfaction levels. Support-focused applications typically include dashboards similar to those for sales, plus capabilities to measure and analyze response times, service quality, agent performance, and the frequency of various issues.
Departments within enterprises — especially large enterprises — tend to function with little collaboration. More recently, the development and adoption of these tools and services have fostered greater fluidity and cooperation among sales, service, and marketing. This finds expression in the concept of collaborative systems which uses technology to build bridges between departments. For example, feedback from a technical support center can enlighten marketers about specific services and product features clients are asking for. Reps, in their turn, want to be able to pursue these opportunities without the burden of re-entering records and contact data into a separate SFA system. Owing to these factors, many of the top-rated and most popular products come as integrated suites.
For small business, basic client service can be accomplished by a contact manager system: an integrated solution that lets organizations and individuals efficiently track and record interactions, including emails, documents, jobs, faxes, scheduling, and more. These tools usually focus on accounts rather than on individual contacts. They also generally include opportunity insight for tracking sales pipelines plus added functionality for marketing and service. As with larger enterprises, small businesses are finding value in online solutions, especially for mobile and telecommuting workers.
Social media sites like Twitter, LinkedIn and Facebook are amplifying the voice of people in the marketplace and are having profound and far-reaching effects on the ways in which people buy. Customers can now research companies online and then ask for recommendations through social media channels, making their buying decision without contacting the company.
People also use social media to share opinions and experiences on companies, products and services. As social media is not as widely moderated or censored as mainstream media, individuals can say anything they want about a company or brand, positive or negative.
Increasingly, companies are looking to gain access to these conversations and take part in the dialogue. More than a few systems are now integrating to social networking sites. Social media promoters cite a number of business advantages, such as using online communities as a source of high-quality leads and a vehicle for crowd sourcing solutions to client-support problems. Companies can also leverage client stated habits and preferences to "hyper-target" their sales and marketing communications.
Some analysts take the view that business-to-business marketers should proceed cautiously when weaving social media into their business processes. These observers recommend careful market research to determine if and where the phenomenon can provide measurable benefits for client interactions, sales and support. It is stated that people feel their interactions are peer-to-peer between them and their contacts, and resent company involvement, sometimes responding with negatives about that company.
Systems for non-profit and membership-based organizations help track constituents and their involvement in the organization. Capabilities typically include tracking the following: fund-raising, demographics, membership levels, membership directories, volunteering and communications with individuals.
Many include tools for identifying potential donors based on previous donations and participation. In light of the growth of social networking tools, there may be some overlap between social/community driven tools and non-profit/membership tools.
For larger-scale enterprises, a complete and detailed plan is required to obtain the funding, resources, and company-wide support that can make the initiative of choosing and implementing a system successful. Benefits must be defined, risks assessed, and cost quantified in three general areas:
Processes: Though these systems have many technological components, business processes lie at its core. It can be seen as a more client-centric way of doing business, enabled by technology that consolidates and intelligently distributes pertinent information about clients, sales, marketing effectiveness, responsiveness, and market trends. Therefore, a company must analyze its business workflows and processes before choosing a technology platform; some will likely need re-engineering to better serve the overall goal of winning and satisfying clients. Moreover, planners need to determine the types of client information that are most relevant, and how best to employ them.
People: For an initiative to be effective, an organization must convince its staff that the new technology and workflows will benefit employees as well as clients. Senior executives need to be strong and visible advocates who can clearly state and support the case for change. Collaboration, teamwork, and two-way communication should be encouraged across hierarchical boundaries, especially with respect to process improvement.
Technology: In evaluating technology, key factors include alignment with the company’s business process strategy and goals, including the ability to deliver the right data to the right employees and sufficient ease of adoption and use. Platform selection is best undertaken by a carefully chosen group of executives who understand the business processes to be automated as well as the software issues. Depending upon the size of the company and the breadth of data, choosing an application can take anywhere from a few weeks to a year or more.
Increases in revenue, higher rates of client satisfaction, and significant savings in operating costs are some of the benefits to an enterprise. Proponents emphasize that technology should be implemented only in the context of careful strategic and operational planning.[12]Implementations almost invariably fall short when one or more facets of this prescription are ignored:
Poor planning: Initiatives can easily fail when efforts are limited to choosing and deploying software, without an accompanying rationale, context, and support for the workforce. In other instances, enterprises simply automate flawed client-facing processes rather than redesign them according to best practices.
Poor integration: For many companies, integrations are piecemeal initiatives that address a glaring need: improving a particular client-facing process or two or automating a favored sales or client support channel. Such “point solutions” offer little or no integration or alignment with a company’s overall strategy. They offer a less than complete client view and often lead to unsatisfactory user experiences.
Toward a solution: overcoming siloed thinking. Experts advise organizations to recognize the immense value of integrating their client-facing operations. In this view, internally-focused, department-centric views should be discarded in favor of reorienting processes toward information-sharing across marketing, sales, and service. For example, sales representatives need to know about current issues and relevant marketing promotions before attempting to cross-sell to a specific client. Marketing staff should be able to leverage client information from sales and service to better target campaigns and offers. And support agents require quick and complete access to a client’s sales and service history.
Langganan:
Postingan (Atom)
